仕事で締切が迫っているものの、間に合いそうにない場合、「少し猶予をいただけないか」とお願いすることもあるかと思います。
しかし、その際に失礼な印象を与えないか不安になることはありませんか？
この記事では、
- 丁寧な依頼の仕方
- 相手に好印象を与える表現
- 効果的な伝え方のポイント
- 実際に使える例文
などについて詳しく解説します。
この記事を読むことで、「期限延長のお願い」をスムーズに伝える方法がわかり、自信を持って対応できるようになるでしょう。
「期限延長のお願い」を丁寧に伝える方法
「少し猶予をいただけますか」というフレーズは、状況や伝え方次第でカジュアルすぎる印象を与えてしまうことがあります。
特に以下の場合、相手に失礼だと受け取られる可能性があります。
- 締切直前になって依頼する
- 遅延の理由を明確にしない
- 謝罪の言葉がない
丁寧な言い回しの例
「期限延長のお願い」をする際には、表現を工夫して丁寧さを伝えることが大切です。
以下のような表現が適切です。
- 「締切についてご相談させていただければ幸いです」
- 「締切の延長をご検討いただけますでしょうか」
- 「お時間をもう少しいただけますと助かります」
依頼時に押さえるべきポイント
相手に受け入れてもらいやすくするためには、次の点を意識しましょう：
- 早めに伝える
締切ギリギリではなく、余裕を持って早めに相談することで相手の負担を軽減できます。 - 理由を明確にする
なぜ間に合わないのかを具体的に説明することで、相手の理解を得られやすくなります。 - 謝罪の気持ちを伝える
お詫びの言葉を添えることで、誠意を示すことができます。 - 代替案を提示する
新しい期限や対応策を具体的に提案することで、相手に安心感を与えます。
実際のビジネスメール例文
状況に応じて使える例文をいくつかご紹介します。
【例文1】メールで依頼を完結させる場合
件名：〇〇の件について（締切延長のお願い）
〇〇様
いつもお世話になっております。
ご依頼いただいております〇〇の件ですが、〇〇の事情により、当初の締切までに完了することが難しい状況となっております。
誠に恐れ入りますが、締切を〇月〇日まで延長していただくことは可能でしょうか。
このたびはご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
【例文2】まずは状況を報告する場合
件名：〇〇の件についてのご相談
〇〇様
いつもお世話になっております。
現在進行中の〇〇について、予期せぬ事態が発生し、締切までの完了が難しい状況です。
取り急ぎ状況をご報告させていただきましたが、詳細については改めてご連絡いたします。
このたびはご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
まとめ
この記事では、「期限延長のお願い」を丁寧に伝えるためのポイントや具体的な例文を紹介しました。
適切な言葉遣いと誠意ある対応を心がけることで、相手に不快感を与えることなく依頼を受け入れてもらいやすくなるでしょう。
ぜひ参考にしてみてください！
